TRABALHOS FEITOS...TECNOLOGIA DE INFORMACAO E COMUNICACAO
TRABALHOS FEITOS
TECNOLOGIA DE INFORMACAO E COMUNICACAO
1. INTRODUÇÃO
Num contexto de crise
económica e de profundas mudanças no mercado das
Tecnologias da
Informação (TI), torna-se relevante analisar que impacto as TI têm tido
na gestão das empresas a
nível nacional, e que possibilidades e oportunidades poderão
proporcionar no futuro
do tecido empresarial português.
Neste sentido, é fundamental
compreender que políticas são praticadas ao nível das
Tecnologias de
Informação pelas PME mais relevantes em Portugal, que tipos de
investimentos têm feito
nesse âmbito e que resultados têm obtido com essas mesmas
estratégias.
Por outro lado, importa
perceber que expectativas as organizações têm em relação ao
futuro das TI e que
planos têm em relação ao investimento em TI.
O objetivo do
levantamento da teoria já existente, será de a enquadrar com o que atualmente o
mercado das TI tem para oferecer às PME. Dá-se um maior enfâse em ferramentas
de apoio à gestão, tais como as aplicações empresariais (ERP, CRM, etc), o que
contribuirá para que as PME possam identificar e compreender qual a forma mais eficiente
de fazer a gestão do investimento em TI com o intuito de obterem vantagens competitivas.
Este trabalho pretende
contribuir para chamar a atenção das PME para a importância da
adaptação dos seus
processos de negócio às novas soluções tecnológicas, com a
finalidade de se
diferenciarem face à concorrência.
O Mercado das
Tecnologias de Informação apresenta-se hoje para as PME como um
quadro de grande
dinâmica e oportunidades, sendo as Tecnologias da Informação
encaradas como uma alavanca da
produtividade e da competitividade das empresas.
2. OBJECTIVOS
2.1. OBEJECTIVO GERAL
Este trabalho tem como objetivo
de estudo a análise do modo como as PME em Portugal
utilizam e avaliam o impacto das
Tecnologias de Informação na sua atividade.
2.2. OBJECTIVOS ESPECIFICOS
Este trabalho tem como
principal motivação no contexto das PME responder às seguintes
questões:
i) Identificar que tipos de
investimentos em TI são realizados pelas empresas. Para isso
importa conhecer que
tipo de aplicações empresariais e inovações tecnológicas o
mercado das TI tem atualmente
para oferecer às organizações;
ii) Conhecer os planos
de investimento em TI das empresas param os próximos anos. Nesse sentido,
torna-se relevante identificar quais as tendências do mercado das TI e das suas
ferramentas de apoio à gestão das empresas;
iii) Compreender o
impacto que as TI têm tido nas empresas e que benefícios e contrariedades estão
associadas à sua utilização.
É fundamental avaliar os
impactos de um ponto de vista organizacional, nomeadamente ao nível dos processos
de negócio da empresa e da produtividade e, de um ponto de vista competitivo,
ou seja, ao nível da estratégia da empresa, no sentido de compreender de que
forma as empresas podem obter vantagens competitivas através da utilização de Tecnologias
de Informação.
3. REFERÊNCIA TEÓRICA
Informação, Sistemas de Informação e
Tecnologias de Informação, são conceitos com
inúmeras interpretações de
diferentes autores e, sendo elementos fundamentais para a
gestão das empresas, é importante
apresentar definições concretas e rigorosas destas
palavras-chave.
O termo Informação pode ser definido
da seguinte forma: “conjunto de dados que,
quando fornecido de forma e a tempo
adequado, melhora o conhecimento da pessoa que
o recebe, ficando ela mais
habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar
determinada decisão (Galliers,
1987). É interessante notar que a utilidade e o valor da
informação são determinados pelo
utilizador nas suas ações e decisões, não sendo só
por si uma característica dos dados
(Liebenau e Backhouse 1990). Assim, a utilidade e o
valor da informação dependem do
contexto em que são utilizados (Galliers 1987). A
importância da informação nas
organizações reflete-se no facto de ser considerada e
utilizada como um factor
estruturante e um instrumento de gestão da organização, bem
como uma arma estratégica
indispensável para a obtenção de vantagens competitivas
(Amaral, e tal., 2000).
Com base no conceito de Informação e
sendo um sistema, “um complexo de elementos
em interação” (Galliers 1987),
pode-se definir Sistemas de Informação (SI). Os autores
Laudon e Laudon (2007) definem
Sistemas de Informação com base numa perspectiva
técnica e numa perspetiva
empresarial.
De um ponto de vista técnico, os SI
são um conjunto de componentes que recolhem,
processam, armazenam e distribuem
informação com finalidade de dar suporte à tomada
de decisões e controlo numa
organização (Laudon e Laudon, 2007).
Para estes autores os sistemas de
informação contêm a informação sobre a organização
e o seu meio envolvente. São 3 atividades
que geram a informação que uma
organização necessita: o input que
recolhe a informação, o processamento e o output
que transmite a informação
processada para os stakeholders (colaboradores,
fornecedores, clientes e entidades
reguladoras) da organização. O feedback resulta da informação gerada
pelo output, que será usada pela organização para avaliar a qualidade
da informação recolhida.
De um ponto de vista empresarial, os
autores destacam o papel da interação da
empresa com o meio envolvente e o
papel do sistema como solução aos problemas que
surgem dessa interação. Laudon e
Laudon (2007) definem SI como uma solução
organizacional e de gestão, baseada
em tecnologias de informação, em resposta a um
desafio apresentado pelo meio
envolvente.
Para Amaral et al. (2005), os
SI são a combinação de procedimentos, informação,
pessoas e Tecnologias de Informação
(TI) organizadas para o alcance de objetivos de
uma organização.
Os sistemas de informação abrangem,
portanto o conjunto de atividades estratégicas,
de gestão e operacionais, envolvidas
na recolha, processamento, armazenamento,
distribuição e utilização de
informação, e tecnologias associadas, numa organização
(Amaral et tal., 2005), contribuindo
para o planeamento, tomada de decisões e controlo
da organização.
O papel da gestão é saber lidar com
as inúmeras situações enfrentadas pelas
organizações, tomar decisões e formular planos de acção
para fazer face aos problemas.
Os gestores percepcionam na
envolvente desafios de negócios, definem uma estratégia
organizacional para responder a
esses mesmos desafios e procedem à alocação de
recursos humanos e financeiros param
coordenar o trabalho e atingir o sucesso (Laudon e
Laudon, 2007).
Para cada nível da organização, os
SI suportam as principais áreas funcionais de
negócio. Os sistemas de vendas e
marketing ajudam a empresa a identificar clientes para
os seus produtos ou serviços,
desenvolver produtos e ir de encontro às necessidades dos
clientes. Por outro lado, os
sistemas de produção lidam com o planeamento,
desenvolvimento, produção e controlo
de produtos e serviços. Para a área financeira os
sistemas têm o papel de gerir os
activos financeiros e necessidades de investimento ou
financiamento, bem como do registo
contabilístico das transações (Rascão, 2004). Por
último, os sistemas de recursos
humanos contribuem para a gestão do pessoal e a sua
respectiva formação, performance e
desenvolvimento de competências e carreira
(Applegate et al., 2007).
representam o modo como as
organizações exercem a sua atividade. Os SI poderão
proporcionar a optimização de
processos de negócio, contribuindo para uma
organização se tornar mais flexível
e eficiente.
Os Sistemas de Informação são,
portanto um conjunto de atividades de valor
acrescentado com o papel de
maximizar a performance organizacional e o carácter
lucrativo da empresa (Rascão, 2004).
Para atingir esses objetivos são usadas as
Tecnologias de Informação, que
sustentarão mudanças estruturadas ao nível gestão e da
organização, nomeadamente novos
modelos de negócio, novos processos de negócio,
cultura organizacional consolidada,
políticas de investimento e inovação (Serrano et al.,
2004). As Tecnologias de informação
e o pessoal afecto à sua gestão constituem a infraestrutura
TI da empresa. Essa infraestrutura
fornece a plataforma sobre a qual a
empresa constrói os seus Sistemas de Informação.
3.2. INFRA-ESTRUTURA TI
O termo tecnologias de
informação (TI) pode ser definido como o conjunto de
processos cognitivos (software)
e materiais (hardware) necessários para a realização de
uma atividade de
captação, processamento, memorização ou emissão da informação
(Serrano et al,
2004).
As tecnologias da informação
(TI) têm evoluído nos últimos anos de forma muito
significativa,
permitindo aperfeiçoar o funcionamento do sistema de informação
organizacional. As TI
possibilitam não só um aumento da eficiência do sistema de
informação da empresa,
como permitem a obtenção de vantagens competitivas em
relação aos
concorrentes, contribuindo desta forma para o desenvolvimento e
crescimento da organização.
Segundo O´Brien et
al.. as TI englobam, cada vez mais, não apenas a componente
informática tradicional
(hardware e software), mas também a gestão de base de dados e
os sistemas de
telecomunicações e redes (TIC). Portanto, o investimento em SI/TI
poderá envolver a
aquisição de hardware, software, serviços de comunicação ou
serviços de
desenvolvimento de soluções à medida, quer seja recorrendo a recursos
internos ou a
fornecedores externos (outsourcing), com o objetivo de melhorar o
sistema de informação de
uma organização (Serrano et al, 2004).
Segundo Laudon e Laudon
(2007), os principais componentes da infraestrutura TI são:
·
Plataformas de hardware de
computador (esta componente inclui equipamentos
como computadores, PDAs
e as máquinas dos servidores);
·
Plataformas de sistemas operativos
(engloba os sistemas operativos que gerem
os recursos e atividades
dos computadores, como por exemplo o Windows ou
Linux);
·
Redes e telecomunicações (inclui
equipamentos e ferramentas como telefones,
sistemas de videoconferência
ou a Internet);
·
Serviços de consultoria (empresas
que implementam e integram sistemas,
prestando serviços de outsourcing);
·
Software de gestão de
dados (ferramentas responsáveis pela organização e
gestão das base de dados
da empresa, como por exemplo SQL);
·
Plataformas de Internet
·
Plataformas de software
empresarial.
Como referido anteriormente,
reveste-se de maior relevância neste trabalho e no seu
âmbito o levantamento
teórico sobre a componente de software empresarial,
nomeadamente ferramentas
de apoio à gestão como as aplicações empresariais ERP,
CRM e SCM, e outras
aplicações tais como Software as a Service (SaaS), EAI,
Business Inteligência e Gestão
Documental.
3.3.APLICAÇÕES EMPRESARIAS
Atualmente, muitas
empresas estão a usar as tecnologias de informação para
desenvolver a integração
de sistemas empresariais que mudam as funções de negócio
tradicionais, no sentido
de promover a reengenharia e a optimização de processos de
negócio vitais para toda
a organização (O´Brien et al. 2008). Estas empresas vêem as
aplicações empresariais
como um meio estratégico, no sentido de usar as TI para
partilhar informação,
aumentar a eficiência dos processos de negócio e desenvolver
relações estratégicas
com os clientes, fornecedores e parceiros de negócio ( Applegate et
al., 2007 ).
No âmbito das aplicações
empresariais importa destacar 3 tipos de software com
crescente preponderância
na gestão das empresas: ERP ( Enterprise Resource Planning ),
CRM (Customer Relationship Management) e SCM
(Supply Chain Management ).
Enquanto que os sistemas
ERP se concentram na eficiência da produção, distribuição e
processos financeiros da
empresa, ou seja, na gestão da empresa como um todo, os
sistemas de CRM
focalizam-se em acrescentar e fidelizar clientes rentáveis para a
organização através de
marketing, vendas e serviços (Serrano et al, 2004).
Quanto aos sistemas SCM,
ou gestão de cadeia de abastecimento, centram-se no
desenvolvimento de
processos eficientes e efetivos com os fornecedores para a obtenção de produtos
e serviços necessários à atividade da empresa (O´Brien et al.
2008).
3.4. SISTEMIC ERP
Os sistemas empresariais
(ERP) consistem em packages de software que utilizam uma
única base de dados, que
permite a integração, em tempo real de todos os Sistemas de
Informação transacionais
e processos de negócio da organização. Esta base de dados
recolhe dados dos vários
departamentos da empresa e dos processos de negócio da
organização relativos à
produção, finanças, vendas e marketing e recursos humanos,
tornando os dados
acessíveis para aplicações que suportam as atividades de negócio da
organização (Laudon e
Laudon, 2007). Ou seja, quando determinada informação é
inserida por um
processo, ela torna-se imediatamente disponível para outros processos
de negócio (Serrano et
al, 2004).
Para O´Brien et al.(2008),
um sistema ERP é um sistema integrado de aplicações com
vários módulos cobrindo
as diversas áreas de uma empresa (financeira, logística, vendas
ou recursos humanos) e
suportando os processos de negócio inerentes à sua atividade.
Estes sistemas são
fundamentalmente caracterizados pela possibilidade de parametrização, de forma
a facilitar a sua adaptação a processos e contextos organizacionais distintos.
Procuram substituir o enorme número de diferentes aplicações específicas que
proliferam em algumas organizações que apresentam problemas de integração de
dados e processos, com a finalidade de melhorar a produtividade, reduzir custos
e obter uma maior eficiência do desempenho dos processos de negócio (Serrano, et
al., 2004).
Laudon e Laudon (2007)
dividem os processos de negócio suportados pelos sistemas
ERP de acordo com as
principais áreas de uma organização. Nos processos financeiros
incluem-se toda a gestão
de contas a pagar e a receber, tesouraria, contabilidade
analítica, fiscalidade,
gestão de crédito, financiamentos e reporting financeiro. Quanto
aos processos relativos
à produção e logística referem-se, entre outros, a gestão do
inventário, planeamento
de produção, controlo de qualidade, distribuição, compras,
planeamento de
necessidades de materiais e transporte. Processos relativos a recursos
humanos incluem gestão
salarial, planeamento do pessoal, reporting de despesas com
pessoal, gestão da
alocação do pessoal e gestão de compensações e benefícios. Por
último, processos de
vendas e marketing incluem planeamento e previsão de vendas,
processamento de
encomendas, quotas, gestão de preços e faturação.
Um sistema ERP canaliza
o fluxo de dados da organização e permite uma prática de gestão com acesso direto
à informação em tempo real e a dados de qualidade, desde que as bases de dados
estejam corretamente implementadas (Serrano et al, 2004). É consensual
para grande parte dos autores que os sistemas de ERP oferecem um grande potencial
de benefícios e que podem resolver, fundamentalmente, problemas de integração
de aplicações e contribuir para a disciplina de regras e procedimentos na organização,
proporcionando uma oportunidade para que os processos organizacionais tradicionais
sejam modificados e optimizados (Amaral et al., 2005).
Mas por outro lado,
também são referidos por muitos autores as ameaças e riscos associados à
implementação de sistemas empresariais. Fatores como a resistência à mudança,
custos excessivos ou inadequação do sistema aos processos organizacionais são
dificuldades a serem tomadas em conta (Laudon e Laudon, 2007).
As aplicações
empresariais apresentam, frequentemente, uma elevada complexidade na
sua implementação,
devido ao seu carácter transversal e às mudanças organizacionais
que a sua adopção
normalmente implica, envolvendo incontornavelmente muitos recursos da
organização (Serrano et al., 2004).
Nesse sentido o papel da
gestão será fundamental no sentido de promover a mudança
dentro da organização e
fazer um planeamento muito cuidado da implementação do
sistema ERP.
Para uma implementação
bem sucedida, reveste-se de extrema importância a necessidade de as
organizações, ao instalarem um sistema empresarial, adaptarem e repensarem os
seus processos, de acordo com os requisitos do sistema (Serrano et al, 2004).
3.5. CRM
Os sistemas CRM (Customer
Relationship Management) ajudam a empresa a gerir a
relação com os seus
clientes. Estes sistemas fornecem informação para coordenar todos
os processos de negócio
da empresa que lidam com vendas, marketing e serviços, no
sentido de optimização
da satisfação e retenção de clientes. A informação gerada ajuda
a organização a
identificar, atrair e reter os clientes mais rentáveis, proporciona um
melhor serviço aos
clientes já existentes e, assim, procura contribuir para o aumento do
volume de negócios da
organização (Laudon e Laudon, 2007).
Para o Gartner Group
(2008), segundo uma perspectiva tecnológica, os sistemas CRM
consistem na recolha dos
dados do cliente, consolidação de todos os dados relativos ao
cliente numa base de
dados central, análise dos dados consolidados, transmissão dos
resultado da análise
para toda a organização e consequente utilização das informações
geradas no processo de
contacto com o cliente.
Portanto, CRM é uma
aplicação empresarial usada com o intuito de compreender e
antecipar as necessidades dos atuais
e potenciais clientes da organização.
O software CRM
ajuda as áreas de vendas, marketing e serviços da organização a recolher e
reter informações e dados relevantes sobre os contactos tidos com os clientes,
bem como as oportunidades de negócio proporcionadas com esses contactos. A informação
é recolhida através dos pontos de contacto com o cliente, nos quais se incluem
o telefone, fax, correio eletrónico, portal da empresa ou lojas de retalho. A informação
retida é armazenada numa base de dados de clientes comum a toda a organização,
que é disponibilizada através da Internet, Intranet ou de outras aplicações CRM
(O´Brien et al. 2008).
Para a área de vendas os
sistemas CRM contribuem para os vendedores aumentarem a
sua produtividade,
focando os seus esforços nos clientes mais rentáveis através de ferramentas que
disponibilizam informações sobre atuais e potenciais clientes e seus respectivos
perfis e as características dos produtos e serviços a serem vendidos (Applegate
et al., 2007).
Os módulos de Marketing
dos sistemas CRM suportam as campanhas de marketing direto fornecendo a
capacidade à organização de recolher e analisar dados dos clientes, disponibilizar
informações sobre os produtos e serviços oferecidos pela empresa, estabelecer
prioridades para a estratégia de marketing e forma de contacto com o Cliente.
Para a área de serviços
e apoio ao cliente, os sistemas CRM fornecem informação e
ferramentas que
proporcionam o aumento da eficiência dos call centers e serviços de
apoio ao cliente, reduzindo a duração de transação e proporcionando uma maior qualidade
no contacto com o cliente a um menor custa (Laudon e Laudon, 2007).
Os sistemas CRM poderão
também incluir funcionalidades via Internet, Intranet ou
Extranet fornecendo informações
sobre os serviços ao cliente e suas características.
Ultimamente tem-se
verificado um crescente grau de relevância de sistemas de CRM
orientados também para
os parceiros de negócio das organizações. Os sistemas Partner
Relationship Management
aplicam a maior parte das ferramentas utilizadas pelos
sistemas CRM para
fomentar e relação da empresa com os seus parceiros, tais como
distribuidores e
fornecedores, no sentido de optimizar e coordenar as vendas e serviços
aos clientes em todos os canais de
marketing da organização (O´Brien et al. 2008).
As possibilidades e benefícios
inerentes aos sistemas CRM nem sempre estão garantidos. Para a implementação
menos bem sucedida na organização podem contribuir fatores como a resistência
interna à mudança ou a inadequação dos processos de negócio da empresa ao
sistema CRM (Applegate et al., 2007).
Sendo o CRM uma
aplicação empresarial, este software é orientada para os processos
de negócio, incorporando
para esse efeito inúmeros processos que pretendem
representar as melhores
práticas em cada área. Para maximizar os seus benefícios, as
empresas necessitam de
rever e mudar os seus processos de negócio para se adaptar às
melhores práticas proporcionadas
pelo software de CRM (Laudon e Laudon, 2007).
3.6. SCM
Atualmente, muitas
empresas estão a estabelecer a gestão da cadeia de abastecimento
(SCM) como um dos objetivos
estratégicos prioritários na sua gestão. Fundamentalmente, a gestão da cadeia
de abastecimento ajuda a empresa a obter os produtos adequados, no sítio certo,
no momento certo, na quantidade apropriada e ao melhor preço. A finalidade da
SCM (Supply Chain Magamenet) é gerir eficientemente esse processo,
através de previsões de procura, controlo do inventário, fomento da rede de
relações que empresa tem com os seus clientes, fornecedores e distribuidores e
de
feedback permanente
entre os elementos da cadeia de abastecimento (O´Brien et al. 2008).
O objetivo da SCM é
criar uma cadeia de abastecimento rápida, eficiente, ágil e de
baixo custo, com a
finalidade da organização conseguir dar resposta à procura dos seus
clientes e às
necessidades dos seus fornecedores (Laudon e Laudon, 2007).
O software de
cadeia de abastecimento pode ser classificado conforme se destine ao
planeamento da cadeia de
abastecimento ou à execução dessa mesma cadeia.
Por um lado, os sistemas
de planeamento da cadeia de abastecimento possibilitam à
empresa gerar previsões
de procura para determinado produto e desenvolver planos para
a produção desse mesmo
produto. Estes sistemas têm com principais capacidades:
elaborar planos de
encomendas, de acordo com o nível de procura do cliente e possíveis
constrangimentos na
distribuição e produção; planeamento e agendamento da produção
rigoroso; planeamento da
procura, gerando previsões de procura com base em
ferramentas estatísticas
e de previsão; planeamento da distribuição, através da criação
de planos operacionais
para dar resposta às encomendas existentes e, por último,
planeamento de
transporte que analisam o movimento de materiais e produtos da
empresa, assegurando que
estes são entregues no momento e sítio certo e ao mais baixo
custo (Laudon e Laudon, 2007).
Por outro lado, os
sistemas de execução da cadeia de abastecimento gerem o fluxo de produtos entre
os centros de distribuição e armazéns, com intuito de assegurar que os produtos
são entregues nos sítios certos do modo mais eficiente. Estes sistemas têm como
principais funcionalidades: dar resposta aos compromissos das encomendas, transmitindo
aos elementos da organização qual o plano de encomendas e disponibilidade dos
materiais e produtos a serem fornecidos; gestão da distribuição,
coordenando o processo
de transporte de bens entre fornecedor, distribuidor e cliente final e gestão
dos stocks (Laudon e Laudon, 2007).
A Internet tem
contribuído para uma crescente eficiência dos processos da cadeia de abastecimento.
Essa tecnologia proporciona uma melhor integração da cadeia de abastecimento,
através da Intranet que melhora a coordenação dos processos internos da cadeia
de abastecimento e da Extranet que ajuda a coordenar os processos da cadeias de
que a organização partilha com os seus parceiros de negócio (O´Brien et al.,
2008).
Através da implementação
de um sistema integrado de gestão da cadeia de abastecimento as empresas dão
resposta à procura dos clientes, reduzem níveis de inventário, melhoram o
serviço de distribuição, aceleram a entrada do produto no mercado e usam os seu
activos de forma mais eficiente.
3.7.IMPACTO DAS TI NAS
EMPRESAS
3.7.1. O PAPEL DOS SITEMAS E TECNOLOGIAS DE
INFORMAÇÃO
A Informação terá que
ser vista como um recurso extremamente importante nas
organizações, tão
importante como o capital ou as pessoas, visto que sem Informação
adequada não podem
sobreviver, pelo que este recurso deverá ser gerido de forma a tirar
o maior proveito
possível (Serrano et al, 2004).
Atualmente, muitas
organizações têm Sistemas de Informação que contribuem para a
eficiência da gestão e para
mais facilmente atingirem os objetivos, pelo que nas
modernas organizações a
Informação é um recurso muito importante, usado na
implementação e controle
da estratégia (Rascão, 2004).
Entender a importância
dos Sistemas de Informação é um imperativo no mundo dos
negócios, face à
internacionalização e globalização dos mercados. Esse entendimento
terá que passar pela
relevância dada aos Sistemas de Informação suportados pelas
Tecnologias de
Informação e pelo seu impacto nas pessoas e nas organizações
(Applegate et al.,
2007).
Um bom entendimento do
uso dos SI e das Tecnologias de Informação ajudará a iniciar
projetos com
expectativas mais realistas, desenvolver planos melhores, trabalhar com
mais eficiência e
realizar mais sustentadamente a implementação da estratégia de
negócio, visto que a
tecnologia permite processar mais rapidamente a informação,
proporcionando aos gestores o acesso
a mais e melhor informação (Rascão, 2004).
Os gestores com acesso
às Tecnologias de Informação podem contar agora, por
exemplo, com informação
permanente sobre a situação dos stocks, podem acompanhar
a evolução diária das
vendas e dos indicadores de gestão e os problemas podem ser
analisados de uma forma
mais sofisticada, de modo a informar melhor os decisores
sobre a tomada de decisão (Serrano et
al, 2004).
Os atuais avanços
tecnológicos estão a obrigar as organizações a mudanças e
adaptações a velocidade
sem precedentes. Estratégias empresariais que parecem
interessantes, hoje,
podem-se revelar amanhã obsoletas (O´Brien et al., 2008).
Segundo Rascão (2004), a
crescente relevância das Tecnologias de Informação tem
contribuído para
profundas mudanças no mundo de negócios. A era da produção em
série está a dar lugar à
produção de acordo com as necessidades do mercado, em que a
diversificação não será
mais cara que a padronização. Para Rascão (2004), agora o
cliente é que dita as
leis do mercado, por isso a produção em série transforma-se em
capacidade flexível
orientada para o cliente. Por outro lado, as empresas globalizam os
seus mercados enquanto
reduzem a sua dimensão, a hierarquia funcional cede lugar às
interações em redes e as
relações económicas passam de aquisições e incorporações
para alianças
estratégicas.
Os Sistemas de
Informação e respectivas tecnologias utilizadas são um instrumento que
pode optimizar a
comunicação e o processo de tomada de decisões nas organizações,
pelo que é conveniente
lembrar que a comunicação e o processo de decisão são dois
fatores preponderantes
na eficiência e eficácia das organizações. Os sistemas de
informação podem
proporcionar maior qualidade a menor custo aos produtos e serviços
da empresa, tendo sempre
como objetivo primordial proporcionar valor acrescentado
aos seus clientes (Serrano et al,
2004).
3.7.2.IMPACTOS
ORGANZACIONAIS
A informação é um
recurso estratégico que tanto mede o sucesso de negócio, como
proporciona
oportunidades para a diversificação. As PME fazem parte da sociedade da
informação e se querem efetivamente
competir, precisam de aceder e utilizar a
informação de modo
estratégico (Levy e Powell, 2005).
Para que a implementação
de Tecnologias de Informação seja bem sucedida, as
organizações devem
conseguir apropriar-se dos seus benefícios e integrá-las com outras
ferramentas de gestão,
sendo uma das condições básicas considerar a adopção das
tecnologias como uma
variável de decisão estratégica, com a consciência de que os benefícios
realmente significativos virão a médio e longo prazo, afirmam Applegate et
al., 2007.
Para identificar e
compreender os impactos que as aplicações de TI provocam na
organização é
fundamental ser feita uma análise abrangente, que não se restrinja apenas
aos aspectos de carácter
técnico e funcional das aplicações, mas também ao alinhamento
entre as tecnologias de
informação e as estratégias das áreas de negócio da empresa.
Este alinhamento
estratégico terá que estar associado a uma clara visão estratégica
dentro da organização
(O´Brien et al., 2008).
A existência dessa visão
estratégica poderá ser um fator chave no sucesso da
implementação de Tecnologias de
Informação na organização. O desenvolvimento de
uma visão que, no contexto
estratégico, seja capaz de alinhar não só as estratégias de
negócio, de organização e de
Tecnologias de Informação, mas também, de abranger a
estratégica competitiva e os modelos
organizacionais será um requisito fundamental
para o impacto positivo das
tecnologias de informação na organização e consequentes
benefícios ao nível de produtividade
e competitividade do negócio (Laudon e Laudon,
2007).
Inerente à excelência de uma empresa
está a capacidade que esta tem de recolher, organizar e analisar a informação,
no sentido de implementar mudanças que serão integradas no processo de melhoria
contínua da atividade da empresa. As tecnologias de informação proporcionam um
maior fluxo da informação na organização, o que contribui para uma maior
coordenação das atividades com os seus clientes e fornecedores, resultando numa
ampliação das dimensões competitivas da sua estratégia e consequente
diferenciação face à concorrência (Escrivão e Filho, 2000).
Segundo Laudon e Laudon (2007) para
os Sistemas de Informação e respectivas tecnologias proporcionarem benefícios à
empresa é fundamental que sejam implementados com um claro conhecimento da
organização em que serão utilizados. Os principais fatores organizacionais para
serem tomados em conta aquando do planeamento de um novo sistema de informação
é:
·
O meio envolvente em que a organização está inserida e
onde exerce a sua
atividade;
·
A estrutura da organização, nomeadamente a hierarquia,
rotinas e processos de
negócio;
·
As políticas e cultura da organização;
·
Qual o tipo de gestão e liderança na organização;
·
Quais os principais grupos de interesse afetados
pelo sistema e qual o perfil dos colaboradores que irão ter acesso ao novo
sistema;
·
Qual o tipo de tarefas, decisões e processos de negócio
que serão abrangidas pelo sistema de informação.
3.7.3.IMPACTO NA
COMPETIVIDADE
Segundo Levy e Powell
(2005), o papel dos Sistemas e Tecnologias de Informação é não só contribuir
para a eficiência operacional, mas também para acrescentar valor ao negócio das
empresas. A informação pode ser usada para criar vantagens competitivas, alterar
as bases da concorrência, reduzir os custos pela automação, coordenar melhor as
atividades afastadas geograficamente, cativar os clientes pela oferta de melhor
informação sobre produtos, melhorar qualidade e serviços prestados e criar oportunidades
de negócio (Rascão, 2004).
Para a informação
acrescentar valor ao negócio da empresa é fundamental que exista
uma estratégia de SI/TI
que seja parte integrante da estratégia de negócio. Para Levy e
Powell (2005), muitas
PME tendem a encarar a estratégia de SI como uma resposta a
uma necessidade do seu
negócio. Desta forma, acabam por perder a oportunidade de
obterem vantagens
competitivas através das TI.
Portanto, é fulcral que
se verifique um alinhamento entre estratégia de negócio e
estratégia de SI/TI na
organização.
Os SI/TI são um recurso
organizacional que deve ser ponderado na formulação da estratégia empresarial.
Ao definir a sua
estratégia a empresa terá que ter em conta o meio envolvente em que
está inserida,
identificando de forma rigorosa que oportunidades e ameaças o exterior
lhe proporciona. A
análise do meio envolvente é complementada com um levantamento
dos pontos fortes e
fracos inerentes à atividade da organização. A estratégia a ser
definida utilizará os
pontos fortes da organização para aproveitar as oportunidades da
envolvente, minimizando os pontos
fracos para evitar potenciais ameaças.
O modelo das 5 forças
competitivas desenvolvido por Porter (1980) permite compreender melhor o meio
envolvente competitivo em que a organização está inserida e de que forma pode
obter vantagem competitiva (Laudon e Laudon, 2007). O modelo assenta no
pressuposto que toda e qualquer organização está inserida dentro de determinada
“indústria” e, para obter sucesso, terá que se relacionar de modo efectivo com
as forças competitivas existentes nessa indústria. A empresa interage com os
seus clientes, fornecedores e concorrentes, existindo paralelamente, pressões
de potenciaisnovos concorrentes que pretendam entrar nessa indústria em
particular e de outros que
possuem
produtos/serviços substitutos (O´Brien et al., 2008). A compreensão
destas interações, bem como as suas implicações em termos de oportunidades que
podem conferir vantagens competitivas, são vitais para o sucesso da
organização.
Enquanto que o potencial
de novas entradas surge estritamente associado ao nível
existente de barreiras à
entrada e à expectativa existente de retaliação por parte dos
atuais concorrentes, a
ameaça de produtos/serviços substitutos impõe limites máximos
aos preços cobrados e
poderá diminuir margens de lucro. O poder negocial dos fornecedores e clientes reflete-se
nos preços, prazos de pagamento, prazos de entrega e qualidade oferecida.
Quanto maior o poder negocial do cliente, mais exigente o cliente é em termos
de qualidade e preço pretendidos.
O maior poder negocial
dos fornecedores, provoca um maior custo e menor disponibilidade dos
fornecimentos (O´Brien et al., 2008).
Uma elevada rivalidade
entre os actuais concorrentes assenta na competição de preços, campanhas de
marketing e desenvolvimento de novos produtos e serviços.
Segundo Porter (1980),
com base na interacção da organização com estas forças competitivas e no
sentido de obter vantagem competitiva utilizando SI/TI, a empresa deverá optar
por uma das seguintes 3 estratégias de negócio genéricas: liderança pelos baixos
custos, diferenciação dos seus produtos e serviços ou se focalizar em determinado
nicho de mercado e aí adoptar uma estratégia de baixo custo ou diferenciação
(Laudon e Laudon, 2007).
As oportunidades
proporcionadas pelos SI/TI para cada força competitiva são apresentadas na
seguinte figura:
Força Competitiva
|
Como SI/TI podem criar
vantagem
competitiva
|
Explicação
|
Ameaça de novas
Entradas
|
Como os SI/TI promovem
barreira
à entrada?
|
Os SI/TI podem mudar
as
condições necessárias
para
uma empresa entrar no
mercado.
|
Poder negocial dos
clientes
|
Como os SI/TI promovem
barreira
à entrada?
|
Os SI/TI podem
contribuir
para a diferenciação
do
produto/serviço e uma
melhor relação
preço/qualidade.
|
Poder negocial dos
fornecedores
|
Como os SI/TI podem
mudar o equilíbrio de
poder
da empresa com os seus
fornecedores?
|
Os SI/TI contribuem
para um
melhor planeamento das
necessidades da
organização
e controlo de qualidade dos
fornecedores.
|
Ameaça de produtos
substitutos
|
Como os SI/TI podem
gerar
novos produtos ou
serviços?
|
A informação gerada
pelos
SI/TI pode
proporcionar
oportunidades para o
desenvolvimento de
novos
produtos
|
Rivalidade entre os
competidores
|
Como os SI/TI podem
mudar a base de
competição?
|
Ao melhorarem a
relação
preço/qualidade e
diferenciarem
produtos/serviços, os
SI
poderão contribuir
para a
reengenharia
do negócio.
|
Figura 11 - TI e as 5 forças competitivas de Porter
Segundo Levy e Powell
(2005) os Sistemas e Tecnologias de Informação (SI/TI) podem
alterar qualquer uma das
cinco forças competitivas e, com isso, alterar a atratividade
dessa indústria. Os
SI/TI podem ter um forte impacto nas relações entre fornecedores,
empresa e clientes. Ao
serem criadas autênticas redes de cooperação, (SI/TI) tornam-se
comuns entre os diversos
elementos da envolvente, dissipando-se as fronteiras e resistência à
colaboração entre esses mesmos elementos. Aplicações empresariais como o SCM ou
CRM, são de grande relevância para optimização da interação da empresa com os
seus fornecedores e clientes.
A flexibilidade
crescente em atividades que acrescentam valor, combinada com a redução de
custos no desenvolvimento de produtos, abrira novas oportunidades de
diferenciação e de servir pequenos nichos de mercado com necessidades
específicas.
Alterando a natureza e o
valor de um produto ou serviço, afetando a procura dessa
produto ou serviço,
segmentando eficazmente o mercado ou estendendo-o
geograficamente, criando
novos canais de distribuição, ou afetando a estrutura de
custos de determinada
indústria, os Sistemas e respectivas Tecnologias de Informação
assumem-se como uma
fonte de vantagem competitiva.
Este modelo tem grande
relevância para uma melhor compreensão de quais as áreas
estratégicas chave onde
as PME podem retirar benefícios através da utilização de
Sistemas e Tecnologias
de Informação (Levy e Powell, 2005).
4.DESENVOLVIMENTO
Informação, Sistemas de Informação e
Tecnologias de Informação, são conceitos com
inúmeras interpretações de diferentes
autores e, sendo elementos fundamentais para a
gestão das empresas, é importante
apresentar definições concretas e rigorosas destas
palavras-chave.
O termo tecnologias de informação
(TI) pode ser definido como o conjunto de
processos cognitivos (software)
e materiais (hardware) necessários para a realização de
uma atividade de captação,
processamento, memorização ou emissão da informação.
Atualmente, muitas empresas estão a
usar as tecnologias de informação para
desenvolver a integração de sistemas
empresariais que mudam as funções de negócio
tradicionais, no sentido de promover
a reengenharia e a optimização de processos de
negócio vitais para toda a
organização (O´Brien et al. 2008). Estas empresas vêem as
aplicações empresariais como um meio
estratégico, no sentido de usar as TI para
partilhar informação, aumentar a
eficiência dos processos de negócio e desenvolver
relações estratégicas com os
clientes, fornecedores e parceiros de negócio.
Os sistemas empresariais (ERP)
consistem em packages de software que utilizam uma
única base de dados, que permite a
integração, em tempo real de todos os Sistemas de
Informação transacionais e processos
de negócio da organização. Esta base de dados
recolhe dados dos vários
departamentos da empresa e dos processos de negócio da
organização relativos à produção,
finanças, vendas e marketing e recursos humanos,
tornando os dados acessíveis para
aplicações que suportam as atividades de negócio da
organização.
Os sistemas empresariais (ERP)
consistem em packages de software que utilizam uma
única base de dados, que permite a
integração, em tempo real de todos os Sistemas de
Informação transacionais e processos
de negócio da organização. Esta base de dados
recolhe dados dos vários
departamentos da empresa e dos processos de negócio da
organização relativos à produção,
finanças, vendas e marketing e recursos humanos,
tornando os dados acessíveis para
aplicações que suportam as atividades de negócio da
organização.
O papel dos Sistemas e Tecnologias de Informação é não só
contribuir para a eficiência operacional, mas também para acrescentar valor ao
negócio das empresas. A informação pode ser usada para criar vantagens
competitivas, alterar as bases da concorrência, reduzir os custos pela
automação, coordenar melhor as atividades afastadas geograficamente, cativar os
clientes pela oferta de melhor informação sobre produtos, melhorar qualidade e
serviços prestados e criar oportunidades de negócio.
5. CONCLUSÃO
Considerando o objeto de estudo do
presente trabalho sobre as Tecnologias
de Informação, as questões inerentes
à pesquisa que serviu de base à sua elaboração, os
objetivos propostos, o levantamento
teórico do tema e os dados obtidos junto com atividade.
Este estudo confirmou a tendência do
aumento de investimento em TI de acordo com os resultados obtidos no inquérito
realizado. Segundo o
IDC (2008) o investimento em TI
continuará a crescer a uma taxa média anual de 8%, o
que poderá ser explicado pela
crescente aposta dos gestores na incorporação tecnológica
para aumentar a produtividade e
competitividade das suas organizações.
Num mercado global em que estão
sujeitas a uma concorrência cada vez mais feroz, as
PME sentem o peso da sua menor
dimensão e do seu reduzido poder negocial. Neste
ambiente, as PME têm que apostar nos
seus pontos fortes e vantagens competitivas que
as diferenciam das empresas de maior
dimensão: a sua capacidade de inovação, flexibilidade, ou seja, adaptação
rápida a diferentes contextos e a eficiência com que conseguem desenvolver
novos produtos e colocá-los no mercado. A agilidade das PME abre-lhes
oportunidades para uma maior agressividade comercial em novos produtos e serviços
e novos processos de negócio.
Este estudo comprovou que as
Tecnologias de Informação são uma arma competitiva fundamental. O investimento
feito em TI tem que ser focado em objetivos concretos que permitam à empresa
integrar os seus recursos e processos de negócio e aumentar a sua flexibilidade
e agilidade, otimizando os recursos afectos à atividade de controlo e gestão,
possibilitando que a organização se foque no desenvolvimento do seu negócio e das
suas competências core.
O carácter flexível e inovador de
grande parte das PME é favorecido pelo facto de
estarem focadas em nichos de mercado
e de possuírem reduzidas linhas de produto. As
PME diferenciam-se pela sua
capacidade de darem uma resposta rápida às mudanças de
necessidades dos seus clientes.
Ferramentas como os sistemas de CRM são exemplo de aplicações que contribuem
para um melhor atendimento aos clientes, possibilitando o aconselhamento de
novos produtos e serviços no sentido de captar e fidelizar um maior número de
clientes.
No sentido de as PME aumentarem a
sua eficiência e produtividade, os sistemas de ERP
oferecem um grande potencial de
benefícios e que podem resolver, fundamentalmente,
problemas de integração de
aplicações e contribuir para a disciplina de regras e procedimentos na
organização, proporcionando uma oportunidade para que os processos organizacionais
tradicionais sejam modificados e otimizados. Os resultados do questionário
apresentado neste estudo confirmam a grande relevância e presença das aplicações
de ERP nas PME.
Este estudo permitiu também
identificar quais as aplicações empresariais que no contexto das PME têm vindo
a ganhar maior relevância. Soluções como o Business Inteligence são
adequadas para gestores que necessitam de ter informação em tempo real que
minimize os riscos de tomada de decisão.
Numa óptica de redução de custos e
rigor orçamental, destacam-se as soluções de SaaS
(Software as a Service) que
permitem reduzir os custos de implementação e de manutenção associados ao
investimento em packages de software feito pelas organizações, ou
aplicações de gestão documental que contribuem para um aumento da eficiência
dos processos de trabalho.
A elaboração deste trabalho permitiu
ainda aferir que uma insuficiência de recursos
financeiro, técnicos e de gestão na
organização constrange a capacidade das PME
gerirem eficazmente os diferentes
problemas e eventuais dificuldades geradas pela
implementação de soluções
tecnológicas. O facto de a empresa não possuir recursos
financeiros ou know-how suficientes
para suportar a implementação de soluções de TI,
poderá levar a que se verifique, tal
como destacado pelos respondentes do inquérito apresentado neste trabalho, uma
resistência interna à mudança ou mesmo que a organização possa incorrer em
custos acrescidos com o investimento em TI. Um planeamento deficiente ao nível
do investimento em Tecnologias de Informação e uma escolha menos adequada do software
empresarial poderá levar à inadequação dos processos de negócio da empresa
à solução tecnológica a ser implementada e consequente perda de vantagem
competitiva perante os concorrentes e uma deterioração da sua imagem perante
fornecedores e clientes.
Para a otimização do planeamento e
gestão de investimento em TI e o aumento do retorno do investimento efetuado é
fundamental para as PME que consigam definir objetivos concretos de
investimento em TI que estejam alinhados com os objetivos estratégicos da
organização, sendo essencial o papel do gestor ao fomentar a mudança de
processos de negócios, politicas e hábitos organizacionais.
Além do suporte aos processos operacionais,
as TI geram uma quantidade avultada de
informação que deve ser utilizada
pela organização para aumentar o conhecimento
sobre: si própria, ou seja, o seu
nível de desempenho e as suas competências; as entidades externas cuja
colaboração é essencial param o sucesso do negócio, que engloba a relação da
organização com os seus fornecedores e clientes e, por último, a sua capacidade
para influenciar o ambiente externo em benefício próprio O desenvolvimento de
uma visão clara que seja capaz de não só alinhar as estratégias de negócio da
organização e de tecnologias de informação, mas também, de abranger a estratégia
competitiva e os modelos organizacionais, será um requisito fundamental para o
impacto positivo das Tecnologias de Informação na organização e consequentes benefícios
ao nível de produtividade e competitividade do negócio.
Este estudo teve um carácter
abrangente na forma de abordar o impacto das Tecnologias
de Informação no segmento das PME.
Uma outra solução possível, igualmente relevante, seria direcionar o estudo
para o impacto das TI em determinado sector de atividade, aprofundando, de
acordo com o contexto da atividade de negócio das empresas nesse sector, quais
as soluções concretas que as Tecnologias de Informação têm para oferecer para
os vários departamentos das empresa no sentido de obterem vantagem competitiva
no sector em que estão inseridas.
Um outro tipo de estudo poderia
considerar uma perspectiva mais aprofundada, orientada para a análise de um
caso concreto de implementação de soluções de Tecnologias de TI em determinada
PME e quais impactos que esses investimentos geraram na empresa.
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http://www.eicpme.iapmei.pt/eicpme_art_03.php?actual=0&temaid=24&temas
ubid=176&id=435
TRABALHOS FEITOS
TECNOLOGIA DE INFORMACAO E COMUNICACAO.
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